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From Computed Tomography–Guided to Magnetic Resonance Imaging–Guided Intracavitary Brachytherapy for Cervical Cancer: What Do the Key Stakeholders Have to Say about the Transition?

Published:October 31, 2017DOI:https://doi.org/10.1016/j.jmir.2017.09.010

      Abstract

      Background

      International brachytherapy consortiums are advocating for the incorporation of magnetic resonance imaging (MRI) into the cervical brachytherapy process as a standard-of-care. Although some evaluations have been performed to quantify the effect on procedural time, little is known about the views and experiences of key stakeholders during the transition from computed tomography to MR-guided brachytherapy. This qualitative research project explored insights from key stakeholders related to a change in the gynaecologic brachytherapy process.

      Methods and Materials

      Semi-structured interviews were designed using Lean Methodology principles and all key members in the gynaecologic brachytherapy team were approached for participation: radiation oncologists, medical physicists, radiation therapists, the lead MR technologist, and the ward nurse manager. Interviews were recorded and transcribed, and analysis was performed to identify themes from the data.

      Results

      Ten of 12 (83% participation rate) key members of the team were interviewed. Four themes emerged from the data: challenges to efficiency, staff availability, patient history and disease characteristics, and team communication. The stakeholders expressed that the challenges during this transition were procedural inefficiency (sharing of the MRI scanner and increased procedure length because of increased complexity in contouring and planning), and staff availability (radiation oncologist and transportation staff). The clinical team identified the value of communicating patient history and disease characteristics ahead of the brachytherapy procedure day and also using an inclusive mode of communication during the procedure was beneficial.

      Conclusions

      This research provides nuanced insights into process and practice changes that occur when one imaging technology is simply swapped for another, emphasizing how intertwined and complex brachytherapy procedures can be. It emphasizes that not all challenges to efficiency are considered Lean Wastes, and that seemingly simple procedural changes can result in unanticipated differences in staff availability, communication pathways, and knowledge requirements.

      Résumé

      Contexte

      Les consortiums internationaux de brachythérapie plaident en faveur de l'intégration de l'imagerie par résonance magnétique (IRM) dans le processus de brachythérapie cervicale comme norme de soin. Bien que certaines évaluations aient été faites pour quantifier l'effet sur la durée de la procédure, on sait peu de choses sur les vues et l'expérience des intervenants clés durant la transition de la brachythérapie guidée par TDM vers le guidage par IRM. Ce projet de recherche qualitative a exploré les points de vue des intervenants clés sur un changement dans le processus de brachythérapie gynécologique.

      Méthodologie Et Matériel

      Des entrevues semi-structurées ont été préparées en appliquant les principes de la méthodologie Lean et les auteurs ont approché tous les intervenants clés de l'équipe de brachythérapie gynécologique: radio-oncologues, physiciens médicaux, radiothérapeutes, technologues IRM principaux et infirmière-chef. Les entrevues ont été enregistrées et transcrites et une analyse a été faite pour dégager les thèmes des données.

      Résultats

      Dix des 12 membres clés de l'équipe (taux de participation de 83%) ont répondu à l'entrevue. Quatre thèmes émergent des données: les défis pour l'efficacité, la disponibilité du personnel, les antécédents des patients et les caractéristiques de la maladie et la communication au sein de l'équipe. Les intervenants ont indiqué que les défis durant la transition portaient sur l'inefficacité de la procédure (partage de l'appareil d'IRM et durée accrue de la procédure en raison de la plus grande complexité du contourage et de la planification), la disponibilité du personnel (radio-oncologue et personnel de transport). L'équipe clinique a mentionné la valeur de la communication des antécédents du patient et des caractéristiques de la maladie avant le jour de la procédure de brachythérapie ainsi que l'utilisation d'un mode de communication inclusif durant la procédure parmi les éléments bénéfiques.

      Conclusions

      Cette recherche a permis d'obtenir des points de vue nuancés sur les changements au processus et à la pratique qui se produisent lorsqu'une technologie d'imagerie est simplement remplacée par une autre, soulignant à quel point les procédures de brachythérapie peuvent être entrelacées et complexes. Elle souligne que ce ne sont pas tous les défis d'efficacité qui sont considérés comme des pertes Lean, et que des changements d'apparence simples aux procédures peuvent entraîner des différences imprévues dans la disponibilité du personnel, les voies de communication et les besoins en connaissances.

      Keywords

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